Een surpriseparty organiseren doe je zo!

Of het nu om een verjaardag, jubileum, babyshower, vrijgezellenfeest of andere mijlpaal gaat; met een surpriseparty bezorg je zowel de gasten als degene voor wie de verrassing is écht een onvergetelijke dag. En om het verrassingsfeest perfect te laten verlopen, hebben wij wat fijne tips op een rij gezet en een handig stappenplan voor je gemaakt. Zo is het organiseren van een surpriseparty echt zo gedaan!

Het stappenplan voor het organiseren van een surpriseparty

#1 Bepaal het moment, thema en de locatie

Een surpriseparty organiseren begint met het maken van een plan. Afhankelijk van voor wie of waarvoor het verrassingsfeestje is, kun je een locatie en tijd bepalen. Een babyshower bijvoorbeeld plan je meestal overdag en in de intieme setting van een huis of een aparte ruimte in een restaurant met een brunch of high tea. Terwijl een verjaardag zich meer leent voor een avondfeest. Houd bij het kiezen voor een locatie in ieder geval rekening met het aantal gasten dat je verwacht. En misschien is het ook leuk om de surpriseparty een thema te geven. Met een babyshower spreekt dat uiteraard voor zich, maar voor een verjaardag zou je kunnen kiezen voor een thema dat past bij de persoon voor wie het feest is. Denk bijvoorbeeld aan een film, bepaalde periode uit de geschiedenis of een hobby. Dit helpt bij het bepalen van de decoratie & activiteiten en versterkt de sfeer. Je hoeft nu nog niet alles in detail uit te werken, maar het is wel fijn om de grote lijnen vast uit te denken.

#2 Nodig de gasten uit

Maak dan een lijst van mensen die je wilt uitnodigen voor de surpriseparty. Denk na over familieleden, vrienden en collega’s die belangrijk zijn voor de hoofdpersoon en verzamel alle contactgegevens. En schakel vooral ook hulptroepen in! Vraag bijvoorbeeld aan een neef of nicht om alle belangrijke contactgegevens uit de familie aan te leveren, een collega naar bevriende werkcontacten etc. Dat scheelt werk en verkleint de kans dat je iemand vergeet.

Wanneer de lijst genodigden compleet is, kun je de uitnodiging versturen met daarin de locatie, datum, tijd en eventuele speciale instructies. Je kunt kiezen voor een fysieke uitnodiging – uiteraard in thema! – via de post, een invitatie versturen via de mail of een geheime app-groep aanmaken. Let er hierbij op dat je er heel duidelijk bij vermeldt dat je een surpriseparty aan het organiseren bent en dat het dus GEHEIM moet blijven. Er zijn heel wat verrassingen in het water gevallen door gasten die hun afwezigheid meldden bij de hoofdgast of vroegen naar cadeauwensen. Een extra tip voor als je een groeps-app aanmaakt en vaak samen met de eregast bent: Geef de chat een onopvallende groepsnaam en demp de meldingen van het gesprek.

#3 Bestel de taart, cupcakes of andere zoetigheid

Je kunt natuurlijk geen surpriseparty organiseren zonder taart of andere zoete lekkernijen. Dat hoort nou eenmaal bij een feestje. Denk bijvoorbeeld aan een themataart, taart met foto van de eregast, versierde cupcakes of bedrukte koekjes of tompoucen. Zeker als je er iets persoonlijks van wilt maken, is het verstandig om dit op tijd te regelen. En ben je toch wat aan de late kant? Dan kun je natuurlijk ook gewoon kiezen voor een simpele Hema vlaai. Die is minstens zo lekker (en een stuk voordeliger). Bestel de vlaaien twee dagen van tevoren, dan kun je ze op de dag van het feestje ophalen in de dichtstbijzijnde winkel. Op deze manier ben je verzekerd van de favoriete smaken en een lekkere verse vlaai.

#4 Organiseer leuke entertainment & surpriseparty activiteiten

Om de surpriseparty wat meer lading te geven ten opzichte van een gewoon feestje, kun je een aantal leuke activiteiten verzinnen. Probeer daarvoor in de schoenen van de hoofdgast te gaan staan en bedenk wat hij of zij leuk zou vinden. Ter inspiratie zijn hier wat leuke ideeën:

1. Photobooth: Zet een photobooth op met verschillende achtergronden en props. Een geweldige manier om leuke en spontane foto’s te maken en het zorgt ook voor een leuke herinnering voor later.
2. Dresscode: Als je een thema hebt gekozen voor de surpriseparty, kun je de genodigden vragen om zich volgens dat thema te kleden. Dit voegt een extra leuke dimensie toe aan het feest.
3. Spelletjes en activiteiten: Overweeg om spelletjes te organiseren die passen bij het thema of waarvan je weet dat veel mensen het leuk vinden, zoals een pubquiz, karaoke, raadspelletjes of een grappige danswedstrijd.
4. Herinneringen delen: Het kan ook leuk zijn als een aantal gasten iets voor de hoofdgast voorbereiden. Denk bijvoorbeeld aan het vertellen van een anekdote, het zingen van een persoonlijk lied of het uitspreken van waardering. Dat maakt de surpriseparty nog persoonlijker en zorgt voor een memorabele lach en een traan. Leg de zakdoeken maar vast klaar…
5. Live muziek of DJ: Als je de ruimte hebt, overweeg dan om een live band te boeken die muziek speelt die past bij het feest of huur een DJ in om iedereen de dansvloer op te krijgen. En er bestaan ook artiesten die een feestje opluisteren met een verrassingsact, zoals een zanger die een persoonlijke smartlap komt zingen die hij met van te voren gekregen info speciaal voor de hoofdgast geschreven heeft. Of een komiek of stripper.
6. DIY Workshop: Voor een surpriseparty in kleinere gezelschappen, zoals een babyshower of vrijgezellenfeest is het leuk om een creatieve workshop te organiseren waarbij de gasten iets kunnen maken. Denk bijvoorbeeld aan sieraden, keramiek of iets te eten of drinken zoals bonbons of cocktails. Ik ben ook eens op een feestje geweest waar iedere gast aan één schilderij werkte, waardoor de jarige na afloop een mooi persoonlijk kunstwerk had ter herinnering.
7. Videoboodschap: Ook leuk! Vraag genodigden om van tevoren korte videoboodschappen op te nemen waarin ze hun beste wensen en felicitaties delen of hun favoriete herinnering met de hoofdgast en monteer ze allemaal achter elkaar. De video kun je dan tijdens het feest afspelen.
8. Karaoke: Een karaoke-avond staat garant voor veel lol. Laat de genodigden hun zangtalenten tonen en geniet samen van muzikale optredens. Je kunt daarvoor naar een karaokebar, maar ook een karaoke set huren of gebruik maken van een karaoke-app.

#5 Pak uit met decoratie

Een verrassingsfeestje is extra leuk als er aandacht wordt besteed aan de versiering. Pak daarom lekker uit met de decoratie. Hang slingers en ballonnen op, koop confetti en zorg bijvoorbeeld voor leuke feesthoedjes voor de gasten. De decoratie moet passen bij het thema en de persoonlijke smaak van de eregast. En gepersonaliseerde ballonnen, tafeldecoratie of misschien zelfs posters kunnen het feest visueel aantrekkelijk maken.

#6 Regel lekkere hapjes en drankjes

Eten & drinken is tijdens de surpriseparty natuurlijk heel belangrijk. En omdat je tijdens het feest zelf het liefste ook wil genieten in plaats van alleen maar bezig te zijn, moet je het goed voor jezelf regelen. Dus zet alles van te voren klaar. Snijd de taart alvast in stukken, zet drinken en servies op tafel en vul het koffiezetapparaat met koffie bonen die bij iedereen in de smaak vallen. En ook hierbij kun je hulptroepen inschakelen. Bij een high-tea, lunch of brunch zou je bijvoorbeeld kunnen vragen of alle gasten iets mee willen nemen. Of je schakelt een lekker cateringbedrijf in.

#7 Coördineer de verrassing

En als dan alle voorbereidingen voor de surpriseparty gedaan zijn, hoef je alleen nog over het verrassingsmoment na te denken. Spreek met iemand af dat hij of zij de eregast ophaalt met een smoes en naar de locatie van het feestje brengt. Op dat moment moeten alle andere gasten al aanwezig zijn en tevoorschijn komen wanneer de eregast binnenkomt. Surprise! De reactie van de hoofdgast en het besef dat al zijn of haar dierbaren zich hier hebben verzameld, is natuurlijk hét hoogtepunt van het feest. Dus zorg ervoor dat er niks mis kan gaan.

#8 Maak foto’s en filmpjes

Tot slot; zorg ervoor dat alles vastgelegd wordt. Film op het moment suprême en maak tussendoor foto’s. Je kunt ook vragen of alle gasten dit willen doen en hun beeldmateriaal daarna verzamelen. Of regel een professionele fotograaf. Dit is voor de eregast super leuk om terug te zien en een herinnering voor het leven.

We hopen dat we je met dit stappenplan en deze tips kunnen helpen bij het organiseren van jouw surpriseparty! Onthoud dat het belangrijkste is dat de voorkeuren en interesses van de eregast voorop staan. En dat jullie samen veel plezier hebben en een onvergetelijke tijd beleven. Heb je ook al eens een surpriseparty georganiseerd en heb je nog een leuk aanvullend idee? Deel dat dan vooral met ons door hieronder een reactie achter te laten!